1、標題：標題格式位置居中，寫在正文正上方，字體可以適當調大，標題應當簡單醒目；

2、正文：一般采用首行縮進格式，即空兩個再開始寫，一般正文要寫清時間、貨物數量、單價、金額等詳細情況，以及說明扣款原因等一些注意事項；

3、落款：一般要寫上相應的個人的姓名或單位的名稱，寫上扣款日期。

以上就是扣款說明的寫法。

供應商扣款規定

一般供應商扣款的項目包括一下幾種情況：

1、產品有品質問題，但可讓步接收，不必退貨但統一折價進貨；

2、產品在運輸途中出現損壞、短缺等問題，或是因延期而給進貨方造成一定的經濟損失；

3、因供應商未按指定時間交貨，交期遞延而遭客戶索賠。

發生爭議時的處理：如若供應商和本公司對這種情況認識存在分歧，可以由雙方共同尋找第三方獨立機構進行認證，由錯誤的一方承擔相關費用。需要注意的是，原則上第三方機構屬地應該接近本公司所在地。